1. Ortopedi ve Travmatoloji Ulusal Kongresi, Türk Ortopedistleri arasında bilimsel bilgi alışverişine olanak sağlamak, sosyal ilişkileri güçlendirmek, mesleki sorunların tartışılıp çözüm üretildiği bir platform oluşturmak amacıyla 2 yılda bir, sonu tek sayı ile biten yıllarda düzenlenir.

2. TOTBİD Yönetim Kurulu(YK), her kongre için, meslekte kıdemli üyeler arasından bir başkan seçer. Başkan seçiminde, tüm coğrafi bölgelerin belirli bir sıra dahilinde temsil edilmesine özen gösterilir. Başkan, bir önceki Kongre başlamadan önce belirlenir ve Kongre sırasında üyelere tebliğ edilir.

3. Kongre Başkanı, bir sekreter ve bir yardımcı belirleyerek Yönetim Kurulunun onayına sunar. TOTBİD Saymanı ve Yönetim Kurulunu temsilen bir diğer üyenin de katılımı ile 5 kişilik Kongre Düzenleme Kurulu(KDK) oluşturulur.

4. TOTBİD YK ve KDK Kongre şehrine ve mekanına (otel, kongre salonu, Üniversite veya diğer devlet kurumlarının olanakları) karar verir.

5. TOTBİD YK ve KDK, Kongre Organizasyon firmalarını, belirli bir günde toplantıya çağırarak teklifleri alır ve firma tercihini yapar. Organizasyonun mali ve idari işleyişiyle ilgili kararlar, günün koşulları göz önünde bulundurularak TOTBİD YK ve KDK tarafından belirlenir.

6. Kongre ile ilgili tüm mali işlemler TOTBİD adına KDK tarafından yürütülmekle birlikte, KDK belirli aralıklarla TOTBİD YK'ya bilgi vermekle yükümlüdür. Özel koşullarda, KDK olağanüstü toplantı talep edebilir.

7. Kongre Düzenleme Kurulu, katılımı arttırmak ve daha yaygın temsili sağlamak amacıyla, tercihen Başkanın yaşadığı şehirde çalışan Ortopedistler arasından istediği sayıda bir danışma kurulu(DK) oluşturarak, çalışmalarını bu kurulun yardımıyla sürdürür.

8. Kongrenin bilimsel içeriğinin oluşturulmasında, TOTBİD Alt dal şubeleri ve şubesi olmayan dallarda, ilgili derneklerin katkıları istenir. Merkezi İstanbul'da bulunan Türk Ortopedi ve Travmatoloji Derneği(TOTD) ve Türk Ortopedi ve Travmatoloji Eğitim Konseyi(TOTEK), Kongrenin doğal düzenleyicileri arasında yer alır.

9. Alt dal şube ve derneklerinden gelen öneriler, program bütünlüğü ve öncelikleri gözetilmek kaydıyla KDK tarafından değerlendirilir ve sonuçlandırılır.

10. Programın bir günü, özel dal günü olarak tahsis edilir ve bu günün program içeriği tümüyle ilgili şube ve dernekler tarafından belirlenir. Ancak, hangi konuya ne kadar süre ayrılacağına karar verme yetkisi KDK'a aittir.

11. Kongrede sunulmak üzere yollanacak bilimsel çalışmaların değerlendirilmesi için, alt dal şube ve derneklerinin önerileri dikkate alınarak jüriler oluşturulur ve değerlendirme süreci, kör olarak yapılır. Serbest bildiri oturumlarında hangi alt dalın ne oranda temsil edileceğine ilişkin karar, gönderilen bildiri sayısı, ilgili alanın genel ortopedi pratiği içinde kapladığı alan vb. özellikler dikkate alınarak KDK tarafından belirlenir. Jüriler tarafından değerlendirilip puanlanan çalışmalar, ilgili alanın kontenjanı nispetinde öncelikle sözlü bildiri olarak kabul edilir. KDK'nun belirlediği sayıda çalışma poster olarak sunulmak üzere davet edilir.

12. 2003 yılından başlamak üzere Ortopedi Hemşireliği Kongresine ve 2005 yılından itibaren Ortopedik Rehabilitasyon Sempozyumuna da Kongre bünyesinde yer ayrılmaya başlanmıştır. Bu tür “Kardeş Kongre ve Sempozyum”ların düzenlenmesi ile ilgili karar verme yetkisi TOTBİD YK'a aittir. TOTBİD YK, önceki kongrelerden edinilen geri bildirimler ışığında, bu uygulamalara devam edip etmeme, uygulamayı başka alanlara yayma konusunda tam yetkilidir. Bu karar, Kongre başkanının ve yerinin belirlenmesi aşamasında verilir ve KDK'ya tebliğ edilir.

13. “Kardeş Kongre ve Sempozyum” düzenlenmesine karar verildiği takdirde, ilgili meslek dalları mensuplarının kendi kurullarını oluşturması ve KDK ile işbirliği yapması istenir. Kardeş kongre'ler mali ve idari olarak tümüyle KDK'na bağlıdır, ancak bilimsel programlarını özerk olarak oluşturabilirler. Bu kongrelere ayrılacak zaman ve mekan, Kongrenin genel işleyişi ve imkanları dikkate alınarak KDK tarafından belirlenir.

14. Kongre Düzenleme Kurulunun kayıt, konaklama ve ulaşım masrafları kongre bütçesinden karşılanır. Kongrenin düzenlenmesinde aktif rol oynayan alt dal şube ve ilgili derneklerin başkanlarının konaklama ücretleri genel bütçeden karşılanır ve Başkanlardan kayıt ücreti talep edilmez. Kongre danışma kurulu üyelerinden ise sadece kayıt ücreti alınmaz.

15. Kongreye konferans vermek üzere davet edilen ve Ortopedi ve Travmatoloji uzmanı olmayan konuşmacıların ulaşım masrafları ve konuşma öncesi veya sonrasındaki 1 gecelik konaklamaları, bütçeden karşılanır. Bu konuklardan ayrıca kayıt ücreti talep edilmez.

16. Kardeş Kongre ve Sempozyumlarda konferans vermek üzere davet edilen ve ilgili alan dışı meslek dalları mensubu veya o meslek dalından yabancı konuşmacılar için, her kongre öncesi bir kontenjan belirlenir ve bu kontenjan dahilindeki konuklara 15. maddedeki koşullar uygulanır. Konuk konuşmacı(lar) dışında, “Kardeş Kongre Düzenleme Kurulu” için 5 adet kayıt/konaklama sponsorluğu kongre bütçesinden sağlanır.

17. Kongrede tebliğ sunacakları teşvik etmek amacıyla, ödüller dağıtılır. Bu ödüllerin parasal miktarı her dönem için KDK tarafından belirlenir ve kongre bütçesinden karşılanır. Ödüle layık sunumların tespiti ile ilgili olarak “TOTBİD Ulusal Kongre Ödülleri Yönergesi” koşulları uygulanır.

18. Bu yönerge maddelerini uygulamak, yürürlükten kaldırmak veya yenileriyle değiştirmek yetkisi TOTBİD YK'a aittir.